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会议策划需要注意的细节有哪些?
发表于 2019-09-26 浏览:
文章导读:在如今,有很多的公司需要会议活动,那么有些公司没有自己的 会议策划 部门,就会选择去找 会议策划公司 来进行提供服务,这是一种好的选择,毕竟专业的公司能够更好的让会议活动进行...

        在如今,有很多的公司需要会议活动,那么有些公司没有自己的会议策划部门,就会选择去找会议策划公司来进行提供服务,这是一种好的选择,毕竟专业的公司能够更好的让会议活动进行,那么有很多人并不清楚在进行会议策划的时候需要注意的细节有哪些,下面深圳会议策划公司就来介绍下。

 

  1、会议策划:在会议开始之前,全局性的总体策划还得由您来做,做出会议进程“会议时间进度表”。

  2、会议策划:一般情况下以电话通知各单位在何时。何地举行会议,并确认各单位参与代表人数。

  3、会议策划:如果会议形式比较郑重,除电话联系外,需要以书面文件或通知单、邀请函的形式与各 单位联系,并取得明确答复。

  4、会议策划:取得会议承办方开出的可提供的服务项目表,针对所需的服务与会议承办方签署相关协议、合同,以法律手段保护自己的合法权益。

  5、会议策划:您必须自己制定出会议日程表和会议演讲稿及相关报告内容,如果会议内容并不涉及内部秘密,也可将情况告知会议承办方,请他们协助制定。

  6、会议策划:在有了会议承办方帮助联系酒店、广告公司、印刷厂商、车队等单位的同时,根据“时间进度表”进行及时的询问、落实计划的进度。

  7、会议策划:会议开始时参与报到工作,作好协调工作,分发资料,同时可以认识新朋友,加深与老朋友的关系。

  8、会议策划:会议报到结束后,及时通知会议承办方最准确的人数、房间数、多出或少出的房间及时与酒店协商解决,避免酒店喝您不必要的麻烦。

  9、会议策划:正式会议开始之前,检查会场的布置宫锁。确保会场万无一失。

  10、与会议承办方协商制定合理的用餐、叫醒、开会时间。

  11、会议策划:作好会议期间的协商工作。

  12、会议策划:制作与公司和此会议的总目标相一致财务预算,定金一般是先预交总费用的50%,其余费用会议结束时一并解请。
       
       13、会议策划:会议结束后,根据实际情况作出此会议的总结报告,备档。



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